Képzelje el a következő helyzetet: az asztalánál ül, egy üres képernyőt bámul, és próbál egy tökéletes e-mailt írni. De a megfelelő szavakat megtalálni szinte lehetetlennek tűnik.
És így… 🥁
Ránézel az AI-ra. 👀
A mesterséges intelligencia (AI) drasztikusan megváltoztatja a digitális munkák elvégzésének módját. Volt idő, amikor a kiváló e-mailek írása ritka készségnek számított. Ma már ez nem így van, köszönhetően az AI eszközöknek!
Egy 2023-as, az Egyesült Államokban, az Egyesült Királyságban és Európában végzett e-mailes marketingesek körében végzett felmérésből kiderül, hogy a marketingesek több mint fele (51%) az AI-alapú e-mailes marketinget hatékonyabbnak tartja a hagyományos módszereknél. Ez magában foglalja az e-mailek írását is.
Az AI-alapú e-mail írási asszisztensek világos, tömör és professzionális e-maileket tudnak készíteni, amelyek eredményeket hoznak. A hab a tortán az az idő, amelyet megtakarít az AI integrálásával az e-mail írási folyamatába.
Ez a kezdőknek szóló útmutató az AI használatáról e-mailek írásához mindenre kiterjed – az előnyöktől az etikai szempontokig, valamint az eszközökig, tippekig és trükkökig, amelyekkel zökkenőmentesen beépítheti az AI-t az e-mail írási folyamatába.
De mielőtt ezt megtenné, nézze meg néhány lehetőséget, amelyet valószínűleg kihagy, ha még nem barátkozott meg az AI-vel.
Az AI e-mail írásban való használatának előnyei
Nézze meg, hogyan alakíthatja az AI az e-mailjeit figyelemfelkeltő, figyelmen kívül hagyhatatlan üzenetekké.
Takarítson meg időt és energiát az ismétlődő e-mailek írásával
Képzelje el, hogy soha többé nem kell check-in vagy follow-up e-mailt írnia. Az AI írási eszközök automatizálhatják ezeket a rutin e-maileket azáltal, hogy megtanulják az írási stílusát, és előre meghatározott e-mail sablonok alapján vázlatokat generálnak. Néhány kattintással testreszabhatja ezeket a vázlatokat, így értékes időt takaríthat meg. Az így megtakarított idővel akár az Inbox Zero is elérhetővé válhat!
Növelje hatékonyságát következetes, személyre szabott kommunikációval
Az AI segítségével elemezheti a korábbi e-mail válaszokat és beszélgetéseket, és azonosíthatja írásstílusának mintáit, beleértve a hangnemet és a szókincset. Így amikor legközelebb az AI válaszokat generál, olyan szöveget hozhat létre, amely pontosan úgy hangzik, mint Ön. Mindezt úgy, hogy a kommunikáció során következetes és professzionális hangnemet tart fenn.
Csökkentse a nyelvtani hibákat
Még a legapróbb részletekre is figyelő lektorok is elnézhetnek egy-egy elírási vagy nyelvtani hibát. Használja az AI-t az e-mailjei helyesírási, központozási vagy mondatszerkezeti hibáinak ellenőrzésére. Gondoskodjon arról, hogy e-mailjei kifogástalan és professzionális benyomást keltsenek.
Személyre szabott kommunikáció a nagyobb elkötelezettség érdekében
Használja az AI képességét a kapcsolattartói lista szegmentálására. Ezután kérje meg az AI-t, hogy személyre szabja e-mailjeit olyan konkrét részletekkel, mint a címzett neve, cége vagy korábbi interakciói. Tegye úgy, hogy e-mailjei úgy tűnjenek, mintha minden egyes címzett számára külön-külön készültek volna.
Vonzó tárgyvonalak megfogalmazása
A jól megírt tárgy sor elengedhetetlen ahhoz, hogy az e-mailjeit megnyissák. Az AI képes elemezni a jól teljesítő e-maileket, és azonosítani azokat az elemeket, amelyek a üzeneteket és azok tárgy sorait olyan hatékonnyá teszik.
Sőt, az AI hatalmas adatbázisát felhasználva olyan figyelemfelkeltő e-mail tárgyakat javasolhat, amelyek arra ösztönzik a címzettet, hogy megnyissa az e-mailt, és végül átadja az üzenetét.
Olvassa el még: AI eszközök marketingesek számára
Hogyan írjunk e-maileket az AI segítségével
Bemutatjuk a ClickUp Brain-t
A ClickUp Brain egy AI-alapú funkciócsomag a ClickUp-on belül. Beszélgetésalapú, kontextusfüggő és szerepköralapú AI-funkciókat kínál, amelyek a ClickUp bármely pontjáról elérhetők. Segít gyorsabban és hatékonyabban dolgozni.
Nemcsak a ClickUp-ban végzett munkával kapcsolatos összes kérdésére tud válaszolni, hanem automatizálhatja a feladatokat és mindenféle szöveget generálhat.
Az AI-alapú tartalomkészítésen kívül a ClickUp Brain segíthet az e-mailek megírásában is. Íme, hogyan:
Új e-mail megírása a ClickUp Brain segítségével
- Keresse meg a nyitott feladatot, és lépjen a megjegyzések szakaszába.
- Kattintson az e-mail ikonra.
- Írja be a „/Write email” parancsot, majd nyomja meg a Return vagy Enter gombot a megjegyzések mezőben.
- Megjelenik a ClickUp Brain modális ablak. Írja be a beszélgetés témáját, amely röviden összefoglalja az e-mail célját. A ClickUp Brain elemzi ezt a beszélgetési témát, és az Ön bevitele alapján létrehoz egy e-mail vázlatot.
Testreszabhatja a generált vázlatot saját igényeinek megfelelően. A ClickUp Brain további opciókat is kínál:
- Másolja a generált e-mail szöveget.
- Szükség esetén kattintson a Próbáld újra gombra, hogy a ClickUp Brain ugyanazon beszélgetési téma alapján egy másik e-mail verziót generáljon.
Válaszadás egy meglévő e-mailre a ClickUp Brain segítségével
A ClickUp munkaterületén keresse meg azt az e-mail szálat, amelyre válaszolni szeretne. Ezután kattintson az e-mail szálra, hogy megnyissa.
A válaszmezőbe írja be a „/” karaktert, majd a „reply” szót, és nyomja meg az Enter billentyűt. A ClickUp Brain két módszert kínál a válasz megírásához:
- Készítse el a beszélgetési témát, összefoglalva a válaszának legfontosabb pontjait a kijelölt mezőben.
- Használjon kész prompt sablonokat a válaszának kiindulópontjaként, ezzel időt és energiát takaríthat meg a válasz megfogalmazásában. Ha előre megírt promptot választ, akkor lehet, hogy ki kell töltenie bizonyos részleteket, hogy személyre szabja az e-mail szálhoz.
- Miután megvan a beszélgetés témája, a ClickUp Brain az Ön bevitele alapján létrehoz egy válasz e-mail vázlatot. Most, hasonlóan az új e-mailekhez létrehozott e-mailekhez, a következőket teheti: Másolja a válasz szövegét Kattintson a Próbáld újra gombra, hogy a ClickUp Brain egy másik válasz verziót hozzon létre ugyanazzal a beszélgetési témával.
- Másolja a válasz szövegét
- Kattintson a „Próbáld újra” gombra, hogy a ClickUp Brain ugyanazt a beszélgetési témát felhasználva egy másik válaszváltozatot generáljon.
- Másolja a válasz szövegét
- Kattintson a „Próbáld újra” gombra, hogy a ClickUp Brain ugyanazt a beszélgetési témát felhasználva egy másik válaszváltozatot generáljon.
Megjegyzés: A ClickUp Brain a ClickUp Docs programmal is együttműködik, hogy javítsa a szövegkészítési folyamatot.
Használja a ClickUp Brain alkalmazást a következőkre:
- Gyűjtsön ötleteket a tartalomhoz, és használja a legjobbakat a Docs-ban.
- Készítsen szöveg- és címsorváltozatokat A/B teszteléshez
- Ellenőrizze dokumentumait nyelvtani és helyesírási hibák szempontjából.
- Összefoglalja a komplex információkat vagy adatokat a Dokumentumok és Feladatok alkalmazásban.
- Összegezze a találkozó jegyzetét, és állítson össze tanulságokat és teendőket.
- Automatizálja az ismétlődő feladatokat, mint például a sablonos szövegek létrehozása vagy a szakaszok formázása.
Megkértük a ClickUp Brain-t, hogy foglalja össze az e-mail írásának folyamatát:
Ahhoz, hogy valóban növelje a dokumentumkészítés hatékonyságát és kevesebb idő alatt kiváló minőségű tartalmat hozzon létre, a megfelelő utasításokat kell használnia. Az alábbiakban néhány hasznos utasítás példát emeltünk ki.
Bónusz: A legjobb e-mailkezelési stratégiák elfoglalt emberek számára 🐝
10 prompt példa e-mailek írásához AI segítségével
Vizsgáljuk meg tíz prompt példát, amelyek illusztrálják, hogyan segít a ClickUp Brain időt megtakarítani különböző e-mailekkel kapcsolatos helyzetekben:
1. Találkozó utáni nyomon követés
Utasítás: Írjon egy e-mailt, amelyben visszatér a [találkozó témája] tárgyában [dátum] napján tartott találkozón megbeszélt legfontosabb pontokra. Tartalmazza [név] és [név] konkrét teendőit, valamint a teljesítés határidejét.
ClickUp Brain kimenet (példa):
Tárgy: A megbeszélés témájának nyomon követése – teendők és határidők
Kedves Csapat!
Remélem, ez az e-mail jó egészségben találja Önt. Azért írok, hogy visszatérjek a dátumon megtartott, a tárgyról szóló eredményes megbeszélésünkre. Az alábbiakban felsorolom a megbeszélés legfontosabb pontjait, valamint az egyes személyeknek kiosztott konkrét feladatok és a várható határidők.
Tennivalók:
- Név 1: Önnek egy konkrét feladatot kell elvégeznie. Ez rendkívül fontos, mert nagyon lényeges. A feladat határideje egy konkrét dátumra van kitűzve.
- 2. név: A teendője konkrét cselekvési tételt tartalmaz. Ez lehetővé teszi számunkra, hogy előnyöket vagy eredményeket érjünk el. Kérjük, törekedjen arra, hogy ezt a konkrét dátumig teljesítse.
A befejezés időpontja:
- 1. név: konkrét teendő, amelyet egy meghatározott határidőig kell elvégezni.
- 2. név: konkrét teendő, amelyet egy meghatározott határidőig kell elvégezni.
Kérjük, gondoskodjon arról, hogy ezeket a feladatokat prioritásként kezelje és tartsa be a határidőket, mivel ezek kulcsfontosságúak a projekt következő szakaszához. Ha bármilyen problémába ütközik vagy további forrásokra van szüksége, ne habozzon kapcsolatba lépni velünk.
Tartsuk fenn a lendületet, és biztosítsuk céljaink elérését. Köszönjük folyamatos elkötelezettségét és kemény munkáját.
Üdvözlettel,
Az Ön neve
Az Ön elérhetőségei
2. Információk kérése az ügyféltől
Utasítás: Írjon egy e-mailt, amelyben további információkat kér [ügyfél neve]-től a [projekt neve] kapcsán. Konkrétan érdeklődjön a [szükséges információ 1] és a [szükséges információ 2] iránt. Hangsúlyozza ezeknek az információknak a fontosságát a projekt előrehaladása szempontjából.
ClickUp Brain kimenet (példa):
Tárgy: A [projekt neve] előrehaladásához szükséges információk
Tisztelt [Ügyfél neve]!
Remélem, ez az e-mail jó egészségben találja Önt.
A [projekt neve] projektünkkel kapcsolatban írok Önnek. Annak érdekében, hogy a terv szerint haladjunk és a lehető legjobb eredményeket érjük el, kérem, hogy adjon meg néhány részletet.
Konkrétan, nagyra értékelnénk, ha megosztaná velünk véleményét a [szükséges információ 1] és a [szükséges információ 2] témában. Ezek az információk kulcsfontosságúak lesznek a [magyarázza el, hogyan fogják felhasználni az információkat] célra.
Kérjük, jelezze nekünk, ha bármilyen kérdése van, vagy további segítségre van szüksége ezen információk megadásához. Az Ön kényelmének megfelelően állunk rendelkezésére.
Köszönjük folyamatos együttműködését.
Üdvözlettel,
[A neve]
3. Udvarias emlékeztető küldése
Utasítás: Írjon egy udvarias emlékeztetőt és e-mailt [név] számára a [feladat neve] [dátum] határidejéről. Fejezze ki bizalmát abban, hogy sikeresen elvégzi a feladatot.
ClickUp Brain kimenet (példa):
Tárgy: Emlékeztető: Közeledik a [feladat neve] határideje
Szia [Név],
Ez egy barátságos emlékeztető, hogy a [feladat neve] befejezésének határideje [dátum] közeledik. Bízunk abban, hogy képességei és tudása révén időben elvégzi ezt a feladatot.
Ha jelentős előrelépést tett, és további segítségre van szüksége a befejezéshez, kérjük, ne habozzon kapcsolatba lépni velünk. Örömmel segítünk, amennyire csak tudunk.
Várjuk a kiváló munkáját ebben a témában!
Üdvözlettel,
[A neve]
4. Hálát kifejezni
Utasítás: Írjon egy köszönő e-mailt [név] számára [konkrét kedvesség vagy segítségnyújtás] miatt. Röviden említsen meg a hozzájárulásuk pozitív hatását, és fejezze ki háláját.
ClickUp Brain kimenet (példa):
Tárgy: Köszönjük a [konkrét cselekedetet]!
Kedves [Név],
Írok, hogy őszinte hálámat fejezzem ki [konkrét kedvességéért vagy segítségéért]. Nagyon értékeltem, hogy hajlandó volt [magyarázza el, hogyan segített a cselekedete].
[Emelje ki, hogy ez milyen pozitív hatással volt Önre vagy a projektre]. Öröm együtt dolgozni olyan kollégákkal, mint Ön, akik annyira támogatóak és segítőkészek.
Még egyszer köszönöm.
Üdvözlettel,
[A neve]
5. Találkozó ütemezése
Utasítás: Írjon e-mailt, hogy megbeszéljen egy találkozót [név(ek)]-kel, hogy megvitassák [találkozó témája]. Javasoljon néhány lehetséges időpontot a következő héten belül, és fejezze ki rugalmasságát, hogy alkalmazkodjon az ő rendelkezésre állásukhoz.
ClickUp Brain kimenet (példa):
Tárgy: Találkozó kérés: [Találkozó témája] megbeszélése
Szia [Név(ek)],
Szeretnék egy találkozót szervezni, hogy részletesebben megbeszéljük [a találkozó témáját]. Ez egy értékes lehetőség lesz [a találkozó céljának magyarázata].
Jövő héten [javasoljon néhány konkrét dátumot és időpontot] állok rendelkezésre. Kérem, jelezze, melyik időpont a legalkalmasabb az Ön számára, vagy ha más időpontot szeretne, azt is jelezze.
Várjuk, hogy kapcsolatba lépjünk Önnel!
Üdvözlettel,
[A neve]
6. Bemutatkozás
Utasítás: Írjon egy bemutatkozó e-mailt [név] számára az új pozíciójáról a [cégnév] vállalatnál. Röviden említsen meg a hátterét, és fejezze ki érdeklődését a kapcsolatfelvétel és az együttműködés iránt.
ClickUp agyi kimenet (példa):
Tárgy: Bevezetés: [Az Ön neve] – Új [Az Ön munkaköre] a [Cég neve] vállalatnál
Kedves [Név],
Írok, hogy bemutatkozzam: [A neve], a [Cég neve] új [Beosztása]. Örülök, hogy csatlakozhatok a marketing csapathoz, és hozzájárulhatok a [említse meg a cég munkájának egy konkrét területét].
Korábban a [korábbi vállalat]nál dolgoztam, ahol [röviden írja le a releváns tapasztalatait]. Szilárd háttérrel rendelkezem a [említse meg a releváns készségeket] területén, és szenvedélyesen érdekel a [említse meg a szakterületét].
Megismerkedtem a munkájával [említse meg valami konkrétumot, amit a munkájáról megtudott], és úgy gondolom, hogy a jövőben lehetőségeink nyílhatnak az együttműködésre. Hálás lennék, ha hamarosan kapcsolatba léphetnék Önnel, hogy többet megtudjak a szerepéről és feltárhassuk a lehetséges szinergiákat.
Kérem, jelezze, ha alkalmas lenne egy rövid telefonbeszélgetésre vagy virtuális kávézásos csevegésre.
Köszönöm az idejét, és várom, hogy kapcsolatba lépjünk!
Üdvözlettel,
[A neve]
7. Rossz hírek közlése
Utasítás: Írjon e-mailt [név]nek, amelyben tájékoztatja őt a [negatív hírről]. Mutasson együttérzést a helyzetével kapcsolatban, és ajánljon fel támogatást vagy rendelkezésre álló forrásokat.
ClickUp Brain kimenet (példa):
Tárgy: [A rossz hír rövid leírása]
Kedves [Név],
Azért írok Önnek, hogy tájékoztassam [magyarázza el a rossz hírt világosan és tömören]. Megértem, hogy ez csalódást okozhat, és őszintén elnézést kérek az ezzel járó kellemetlenségekért.
[Ha alkalmazható, magyarázza el a döntés hátterében álló okokat]. Nagyra értékeljük [említse meg, mit értékel bennük], és biztosítani szeretnénk Önöket, hogy ebben az időszakban is számíthatnak támogatásunkra.
[Javasoljon konkrét megoldásokat vagy forrásokat, amelyek hasznosak lehetnek]. Kérjük, ne habozzon kapcsolatba lépni velünk, ha bármilyen kérdése van, vagy további segítségre van szüksége. *
Üdvözlettel,
[A neve]
8. Visszajelzés kérése
Utasítás: Írjon egy e-mailt [név] részére, amelyben visszajelzést kér a [projekt neve] vagy [konkrét eredmény] kapcsán. Vázolja fel azokat a konkrét területeket, amelyekkel kapcsolatban visszajelzést szeretne kapni, és fejezze ki háláját a hozzájárulásukért.
ClickUp Brain kimenet (példa):
Tárgy: Visszajelzés kért: [Projekt neve] vagy [Konkrét eredmény]
Kedves [Név],
Azért írok Önnek, hogy értékes visszajelzést kérjek a [projekt neve] vagy [konkrét eredmény] kapcsán. Nagyra értékelném véleményét és szakértelmét.
Konkrétan, érdekelne a visszajelzésed a [említsd meg azokat a területeket, amelyekről visszajelzést szeretnél kapni, pl. egyértelműség, funkcionalitás, dizájn]. A véleményed döntő fontosságú lesz abban, hogy [magyarázd el, hogyan fogjuk felhasználni a visszajelzés alapján generált tartalmat].
Kérjük, legyen őszinte, és ossza meg velünk konstruktív kritikáját. Nagyra értékeljük őszinte visszajelzését, és törekszünk munkánk folyamatos fejlesztésére.
Előre is köszönjük az idejét és figyelmét.
Üdvözlettel,
[A neve]
9. Segítség vagy támogatás felajánlása
Utasítás: Írjon egy e-mailt [név]nek, amelyben felajánlja segítségét [konkrét feladat vagy kihívás] elvégzésében. Röviden említsen meg releváns tapasztalatait vagy készségeit, és fejezze ki együttműködési szándékát.
ClickUp Brain kimenet (példa):
Tárgy: Támogatás nyújtása [konkrét feladat vagy kihívás]
Szia [Név],
Megláttam a legutóbbi bejegyzését/üzenetét a [említse meg a konkrét feladatot vagy kihívást] témában. Észrevettem, hogy [röviden említse meg a nehézséget] problémával küzd, és szeretnék segítséget ajánlani.
Tapasztalatom van [említsd meg a releváns tapasztalatodat], és úgy gondolom, hogy segíthetek neked [magyarázd el, hogyan tudsz segíteni]. Örömmel megbeszélem ezt veled, és megnézzük, hogyan tudok hozzájárulni a sikeredhez.
Kérjük, ne habozzon kapcsolatba lépni velünk, ha együttműködésre vágyik vagy segítségre van szüksége.
Üdvözlettel,
[A neve]
10. Határidő megtárgyalása
Utasítás: Írjon e-mailt [név az e-mail szövegében] címzettnek, amelyben kéri a [feladat neve] határidejének meghosszabbítását. Magyarázza el a késedelem okát, és javasoljon egy új, reális határidőt. Fejezze ki elkötelezettségét a feladat magas színvonalú elvégzése iránt.
ClickUp Brain kimenet (példa):
Tárgy: Határidő meghosszabbítás iránti kérelem: [Feladat neve]
Kedves [Név],
Írok, hogy kérem a [feladat neve] határidejének meghosszabbítását, amely eredetileg [eredeti határidő] volt. Mivel [magyarázza el a késedelem okát professzionális, tömör és időszerű módon], úgy gondolom, hogy további időre lesz szükségem a magas színvonalú teljesítés biztosításához.
Új határidőt javaslok: [új, reális határidő]. Ez az időkeret lehetővé teszi számomra, hogy [magyarázza el, hogyan fogja felhasználni a plusz időt a magas minőség elérése érdekében]. Tisztában vagyok a határidők betartásának fontosságával, és elnézést kérek a késedelem okozta kellemetlenségekért.
Elkötelezett vagyok amellett, hogy kiváló munkát végezzek ebben a feladatban. Kérem, jelezze, ha az új határidő Önnek is megfelel. Szívesen megbeszélem Önnel a részleteket, és válaszolok minden kérdésére.
Köszönjük megértését és rugalmasságát.
Üdvözlettel,
[A neve]
Kapcsolódó: Bevált és tesztelt e-mail termelékenységi eszközök
Kezdje még ma ingyenesen a ClickUp Brain használatát!
A ClickUp Brain segít jegyzeteket készíteni, adatokat elemezni, meggyőző e-maileket írni és értékes időt visszanyerni. Ne felejtse el ellenőrizni, hogy az Email ClickApp engedélyezve van-e a munkaterületén, ha e-mailekkel kapcsolatos funkciókat szeretne használni a ClickUp-ban.
Használja a ClickUp Brain alkalmazást, hogy megszabaduljon az írói blokktól vagy az ismétlődő e-mail írási feladatoktól, de személyre szabhatja a generált tartalmat egyedi hangjával és betekintésével. Az igazi erő az emberi kreativitás és az AI hatékonysága közötti szinergiában rejlik.
A ClickUp Brain mellett a ClickUp hatékony feladatkezelési, együttműködési és időkövetési funkciókat is kínál, amelyek segítenek a csapatoknak a hatékonyabb együttműködésben.
Regisztráljon ingyenesen.